Die persönliche Wertschätzung der Führungskräfte eines Unternehmens gegenüber Mitarbeitern zeigt sich auch bei der Behandlung dieser Frage. Der Todesfall eines Mitarbeiters ist ein Extrem, das hoffentlich selten im Betriebsalltag vorkommt. Trotzdem sollten gerade Führungskräfte diese Situation einmal im „Trockenen“ durchgespielt haben, um im Ernstfall nicht nur von Trauer, Verdrängung oder Hilflosigkeit überwältigt zu werden, sondern würde- und respektvoll die Situation meistern zu können.

Führungskräfte sind gerade bei solchen Sondersituationen Vorbilder für die gesamte Belegschaft. Wir wissen aus anderen Kontexten, dass gerade solche Erlebnisse besonders „lange“ abgespeichert werden, die mit starken Gefühlen verbunden sind. D.h. Erfahrungen mit Tod und Trauer werden langfristig besonders „gut“ gespeichert. Der Respekt vor dem Todesfall (-> Leitbild und Werte im Unternehmen), aber auch der Einfluss auf das Betriebsklima, ist zu beachten.

Wie geht man nun „positiv“ mit dem Trauerfall um?

Die durch den Tod des Mitarbeiters / Kollegen hervorgerufenen Emotionen und Reaktionen sind immer individuell und können sehr unterschiedlich sein. Der eine ist scheinbar gleichgültig, der andere trauert sehr stark, je nach Typ, Verarbeitungsmechanismen oder Vorerfahrung. Natürlich spielen auch die persönliche Nähe zum Verstorbenen und die Todesursache eine wichtige Rolle. Eine Einteilung in bestimmte nacheinander ablaufende Trauerphasen gibt es nicht.

Tipps für den angemessenen Umgang

Das Durchspielen ohne konkreten Anlass ermöglicht es, im Ernstfall besser gerüstet zu sein. Wie würden sie reagieren? Wie sind Sie bisher mit solchen Situationen umgegangen? Folgende Fragen sollten beantwortet werden können:

1. Wer informiert wenn? Wer soll den Kontakt zu den Hinterbliebenen pflegen?
2. Wie wird den Angehörigen des Verstorbenen die Anteilnahme vermittelt (z. B. Kranz, Blumen, Teilnahme an der Beisetzung, Hinterbliebene persönlich aufsuchen, …)?
3. Welche Religion hatte der Verstorbene und welche haben die Hinterbliebenen
4. Welchen kulturellen / religiösen Hintergrund haben die übrigen Mitarbeiter?
5. Wie soll eine Traueranzeige / Beileidsschreiben verfasst werden?
6. Was sagt man über die verstorbene Person zu den Mitarbeitern?

Wie Informiere ich meine Mitarbeiter?

Oft wird das Unternehmen von einem Familienangehörigen über den Tod des Mitarbeiters informiert. Diese Info muss an die Belegschaft weitergeben werden.

Pflicht des Vorgesetzten ist es, die Mitarbeiter offiziell zu informieren, auch wenn im Einzelfall die Information schon bei einigen Mitarbeitern bekannt ist. In kleineren Betrieben sollte eine Versammlung einberufen werden. Einziger Tagesordnungspunkt ist dann dieser Trauerfall, keineswegs weitere arbeitsrelevante Themen!

Wenn wir Rhetoriktrainings durchführen, ist die Ansprache der Mitarbeiter in einem solchen Fall immer ein Thema, das am meisten Überwindung kostet.

In Großunternehmen wird eher durch ein internes Schreiben (z. B. per E-Mail) informiert, in der jeweiligen Abteilung zusätzlich noch vom Vorgesetzten. Dabei sollte die Mitteilung nur klare Informationen enthalten, keine vagen Andeutungen, die Spielraum für Gerüchte bieten.

Lassen Sie allen ausreichend Zeit, die Trauer zu bewältigen. Trauer braucht Zeit und Akzeptanz! Es kann durchaus vorkommen, dass einzelne MitarbeiterInnen in dieser Phase weniger leisten. Es kann zu krankheitsbedingten Ausfällen von Kollegen des Verstorbenen kommen. Deshalb sollten Sie als Unternehmer Geduld und Verständnis für die Gefühlslage zeigen und eine eventuelle Minderleistung akzeptieren. Weniger leisten ist letztendlich immer noch besser, als krankheitsbedingt länger auszufallen.

Auf der anderen Seite kann es trauernden Personen durchaus guttun, auch während der Trauerphase „normal“ weiterzuarbeiten, denn die Arbeit kann Ablenkung, Halt und Struktur bieten.

Weihen Sie neue Mitarbeiter in die Situation ein

Wird die freigewordene Stelle mit einem neuen Mitarbeiter besetzt – was meistens der Fall ist –, dann sollten Sie diese Person darüber aufklären, dass sein Vorgänger verstorben ist und die Kollegen um ihn trauern.

Bitten Sie den Neuankömmling um Verständnis für die allgemein niedergedrückte Stimmung, und machen Sie deutlich, dass sich das Betriebsklima bald wieder zum Positiven ändern wird.

Beachten Sie auch, dass sich auch der/die Neue mit einer schwierigen Situation konfrontiert sieht. Die Mitarbeiter trauern dem verstorbenen Kollegen nach und neigen dazu, einen Neuankömmling mit dem Verstorbenen zu vergleichen.

Bitten Sie im unmittelbaren Kollegenumfeld, dem neuen Mitarbeiter ausreichend Zeit zu gewähren, und gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Wie kann das Unternehmen helfen, Trauerarbeit zu leisten?

Anna FREUD hat den Begriff der Trauerarbeit geprägt. Trauerarbeit ist kein passiver Prozess, sondern ein aktives Beschäftigen mit der Situation. Jeder Führungskraft sollte klar sein, dass die Trauerbearbeitung in Form einer Achterbahn der Emotionen verlaufen kann.

Verdrängen des Geschehenen ist sicher die schlechteste Art der Bewältigung, weil nicht ausgeschlossen werden kann, dass Trauer später zu einem unkontrollierten Zeitpunkt wieder auftritt und störend in das Alltagsgeschehen eingreift. Es gibt keinen festen Zeitpunkt und hoffentlich auch keine festen Erwartungen des Vorgesetzten, ab wann jemand wieder „normal“ arbeitet. Ein Rückfall, besonders an Feiertagen (Geburtstag, Weihnachten, Ostern) ist auch Jahre später möglich. Was kann nun ein Unternehmen leisten, um Trauer besser bewältigen zu können?

Eine interne Gedenkversammlung

Eine Gedenkversammlung bietet sich insbesondere in kleinen Unternehmen an. In größeren Unternehmen kann die Versammlung auf die Abteilung, in der die verstorbene Person tätig war, begrenzt werden.

In dieser Versammlung haben die Kollegen die Möglichkeit, sich zusammen an den Verstorbenen zu erinnern und die gemeinsame Zeit Revue passieren zu lassen. Diese Veranstaltung kann auch außerhalb des Betriebes stattfinden, z.B. da, wo der ehemalige Mitarbeiter sich gerne aufhielt.

Mitarbeiter für die Beisetzung freistellen

Jedem Mitarbeiter sollte die Teilnahme an der Beisetzung ermöglicht werden. Wann, wo und in welcher Form die Beisetzung erfolgt, muss dementsprechend kommuniziert werden, sodass sich die teilnehmenden Personen absprechen können.

Den Hinterbliebenen Anteilnahme zeigen

Es gehört zum guten Ton, als Unternehmen einen Kranz und/oder Blumen zu spenden und im Namen aller Mitarbeiter am Grab niederzulegen. Es sei denn, die Angehörigen bitten darum, davon Abstand zu nehmen. Dazu zählen auch eine Traueranzeige im Namen des Unternehmens und aller Kollegen sowie das Versenden einer Beileidskarte an die Hinterbliebenen.

Nehmen Sie aber vorab Kontakt mit dem Beerdigungsinstitut, einem Angehörigen oder einem Kollegen (der mit dem Verstorbenen enger verbunden war) auf, um explizite Wünsche der Hinterbliebenen zu erfragen (z. B. wenn statt Blumen oder Kränzen eine Spende an eine gemeinnützige Organisation erwünscht ist).

Trauerberater hinzuziehen

Vorgesetzte sind über die Todesnachricht häufig genauso bestürzt, wie die Kollegen. Dann fehlen oftmals die Worte und die Kraft, um die Trauernden emotional zu unterstützen.

Wenn auch Sie sich damit schwertun, kann es sinnvoll sein, einen externen Trauerbegleiter zu beauftragen. Hierfür stehen häufig regionale Bestattungsinstitute zur Verfügung. Zudem bieten gerade in diesem Bereich speziell geschulte Unternehmensberater ihre Dienste an.

Ein betriebsinternes Kondolenzbuch

Kondolenzbücher bieten den Betroffenen eine Möglichkeit, sich von dem Verstorbenen zu verabschieden und eine persönliche Nachricht zu hinterlassen. Das hilft bei der Bewältigung der Trauer.

Wird ein solches Kondolenzbuch im Unternehmen aufgelegt, kann es dann den Angehörigen übergeben werden, die eine solche Form der Anteilsbekundung sicher gerne annehmen.

Ein Erinnerungsplatz

Das Foto des verstorbenen Mitarbeiters an einer gut sichtbaren Stelle im Büro oder im Pausenraum zu platzieren, ist ebenfalls ein schönes Andenken.

Ein solcher Erinnerungsplatz zeugt auch von Wertschätzung des Unternehmens seinen Mitarbeitern gegenüber.

Auch das Anzünden und Platzieren einer Kerze sowie Blumen auf dem Schreibtisch des Verstorbenen unmittelbar nach seinem Tod sind ein sichtbares Zeichen der Anteilnahme.

Umgang mit (elektronischen) Posteingängen

Wie sollen wir mit den E-Mails verfahren, die an den verstorbenen Mitarbeiter weiter eingehen? Es empfiehlt sich das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz (Abwesenheit während Urlaub). Zum Beispiel:

Vielen Dank für Ihre Nachricht an …

Frau … ist nicht mehr in unserem Unternehmen tätig.

Ihre E-Mail wird an Frau zz weitergeleitet. Sie können sich mit Ihrem Anliegen gerne an Melanie Mustermann Telefondurchwahl=123, melanie.mustermann@fa.xyz.com wenden.

Redundanzen herstellen

In einer solchen Situation gilt alle Aufmerksamkeit den Hinterbliebenen und den anderen Trauernden. Trotzdem sollte sich jede Führungskraft einmal überlegen, welche betriebswirtschaftlichen Folgen der Verlust eines bestimmten Mitarbeiters hat. Das hat hoffentlich meist nichts mit einem Todesfall zutun. Aber, ist es nicht schon schlimm genug, wenn, muss der Ausfall auch noch Betriebsbereiche oder sogar den ganzen Betrieb gefährdet? Risikomanagement greift auch hier.